Beleidsplan 2012

Renovatie Phillipi Children's Center en training voor NGO's

1. Hoofdactiviteiten

Stichting PRINCE2® Africa Foundation heeft twee hoofdactiviteiten:

  • Eén praktijkstage per jaar inclusief bouwreis naar Kaapstad van een week (zie homepage voor het programma).
  • Het leveren van projectmanagement trainingen zoals PRINCE2-, IPMA- en MSP-trainingen aan NGO’s tegen kostprijs in samenwerking met Global Project Performance en freelance trainers.

2. Algemeen beleid 2012 – 2017: Starting Chance Campaign

  • Het algemene beleid is er in de periode 2012 – 2017 hoofdzakelijk op gericht om de Starting Chance Campaign van SASDI maximaal te steunen door middel van fondsenwerving en het realiseren van de projecten door middel van bouwreizen.
  • Het grote voordeel van deze aanpak is dat we niet jaarlijks hoeven uit te leggen wat we doen, met wie, hoe en waarom.
  • In plaats daarvan kunnen we naamsbekendheid voor het programma opbouwen en een “(e-) community” van supporters ontwikkelen.
  • De planning is om elk jaar minimaal één bouwreis te organiseren. Dat kunnen er meer worden indien organisaties zich aandienen en de stichting de tijd en middelen heeft om dit te faciliteren.

3. Algemeen staand beleid: voordelige training voor NGO’s (tegen kostprijs)

  • Daarnaast streven we ernaar om NGO’s voordelige projectmanagement training te bieden zodat hun overhead verhoudingsgewijs kan worden gereduceerd en donaties van sponsors zoveel mogelijk direct terecht komen bij het uiteindelijke doel waar ze voor bestemd zijn.
  • Dit willen we doen naar vermogen en beschikbaarheid van onze belangrijkste supporter en investeerder Global Project Performance.
  • Global Project Performance stelt haar trainingsorganisatie naar vermogen beschikbaar om training te leveren aan NGO’s tegen kostprijs (materialen, examens, stoelhuur).
  • Op deze basis kunnen werknemers van NGO’s participeren in de maandelijkse open trainingen aangenomen dat er beschikbaarheid is.
  • Ook incompany trainingen kunnen worden georganiseerd tegen kostprijs. De stichting zal zich inzetten om trainers te werven die hun tijd gratis beschikbaar stellen. Indien deze trainers niet beschikbaar zijn dan kan de NGO besluiten om ook het trainer dagtarief te vergoeden, al dan niet met korting. Omdat Global Project Performance geen marge legt op de trainingen, is de training in alle gevallen voordeling voor de NGO.

4. Bestuur: planning en control

  • In de statuten van de stichting is afgesproken dat er minimaal één keer per jaar een formele bestuursvergadering wordt gehouden of zoveel vaker als wenselijk geacht.
  • De jaarlijkse vergadering wordt gebruikt voor het plannen van de jaarlijkse bouwreis, het goedkeuren van de formele verslaglegging en verantwoording van de activiteiten van de stichting.
  • Op de bestuursvergaderingen zijn alle bepalingen en de integrale inhoud van de statuten formeel van toepassing.
  • Indien er zich mogelijkheden voor een extra bouwreis aandienen, dan het bestuur overleggen over de mogelijkheid om dit uit te voeren en daarover een besluit nemen. Alle bouwreizen worden projectmatig volgens PRINCE2 aangepakt.

5. De bouwreis voor 2012

De bouwreis 2012 wordt projectmatig aangepakt volgens de PRINCE2-methodiek om ervoor te zorgen dat de belangen van alle stakeholders in de reis worden zeker gesteld.

  • De financiële planning ziet er als volgt uit:
  • Deelnemers dragen zelf de kosten van reis en verblijf. De stichting organiseert het.
  • Elke deelnemer verplicht zich formeel tot het schenken van een minimaal bedrag van € 600,- aan het Phillipi Children’s Centre. Dit bedrag mag ook zeker hoger zijn.
  • Alle donaties worden 1 op 1 overgemaakt aan SASDI onder expliciete vermelding dat deze bestemd zijn voor Phillipi Children’s Centre.
  • SASDI heeft toegezegd dat ze formeel zal rapporteren over de bestedingen van de donaties zodat donateurs de zekerheid hebben dat de gelden daar terecht zijn gekomen waar ze voor bestemd waren.

6. Planning en control: de bouwreis 2012

  • Er worden geen financiële verplichtingen aangegaan of toezeggingen gedaan (bijvoorbeeld aan hotels of luchtvaartmaatschappijen) indien de financiële dekking daarvoor niet formeel is vast gesteld. Concreet betekent dit dat sponsors en deelnemers formele toezeggingen moeten doen alvorens verplichtingen worden aangegaan.
  • Na afloop van de reis en het seminar wordt een financieel eindrapport beschikbaar gemaakt aan de deelnemers.
  • Het financiële eindrapport wordt tevens op de website gepubliceerd.

7. Het geld komt terecht waar het voor bestemd is

  • De bestuurders van de stichting maken hun tijd volledig vrijwillig beschikbaar en er vindt geen enkele vergoeding plaats.
  • De trainingspartner van de stichting (Global Project Performance) maakt haar diensten volledig vrijwillig en kosteloos beschikbaar in het kader van de bouwreizen en trainingen aan NGO’s.
  • Zo zorgen we ervoor dat alle donaties voor 100% ter beschikking komen van het uiteindelijke doel, te weten een maximale bijdrage aan de bouw van 30 scholen in Kaapstad in het kader van de Starting™ Chance Campaign.